Office Management Coordinator (w/m/x)

Freshfields ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.500 Mitarbeitenden an mehr als 30 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen, Finanzdienstleister und staatliche Organisationen.

Zur Verstärkung unseres Office Management Teams suchen wir für unser Wiener Büro ab sofort eine engagierte und verlässliche Persönlichkeit (w/m/x) im Rahmen einer Karenzvertretung, befristet voraussichtlich für zwei Jahre.

Deine Aufgaben im Überblick

• Büroorganisation & Logistik: Du koordinierst Posteingang und -ausgang, kümmerst dich um die Versorgung mit Getränken und Büromaterialien und stellst sicher, dass unsere Arbeitsumgebung stets gut ausgestattet ist.
• Gebäudemanagement: Du unterstützt bei der Betreuung unserer Büroflächen, meldest technische Mängel und koordinierst Reparaturen oder Wartungstermine mit externen Dienstleistern.
• Sicherheit & Compliance: Du wirkst bei der Pflege von Notfall- und Sicherheitsplänen mit, unterstützt bei der Organisation von Übungen und sorgst für die Einhaltung interner Standards.
• Mitarbeiter-Services: Du bist Ansprechperson für Fragen rund ums Büro, begleitest neue Kolleg:innen beim Onboarding und organisierst Aufmerksamkeiten und Anerkennungsmaßnahmen zu besonderen Anlässen.
• Vertrags- & Dienstleistermanagement: Du unterstützt bei der Koordination von Wartungsverträgen, Projekten und der Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Was Du mitbringen solltest

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Maturaniveau)
• Sehr gute Umgangsformen und gepflegtes Erscheinungsbild
• Sicheres, zuvorkommendes und freundliches Auftreten
• Hohe Serviceorientierung mit einem Auge fürs Detail
• Sehr guter sprachlicher Ausdruck in Deutsch und Englisch
• Verantwortungsbewusste, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise

Was wir Dir bieten

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben in einem internationalen Umfeld
• Breites internationales Learning & Development Angebot
• Ein zentral gelegenes und modernes, barrierefreies Büro am neuesten Stand der Technik
• Teamspirit und zahlreiche Benefits und Mitarbeitendenevents (Wellbeing Programme, Sportangebot, Feierlichkeiten, etc.).

Hinweis gem § 9 GlBG: Als Mindestgrundlage für die Vereinbarung des Entgelts (mit der Möglichkeit der Überzahlung) ist auf Vollzeitbasis ein Brutto-Monatsgehalt in der Höhe von EUR 2.000,- mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung vorgesehen.

Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung (inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, relevanten Zeugnissen) unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins über www.freshfields.com/en/your-career/austria

Deine Ansprechpartnerin bei Freshfields:

Christina Bast

HR Business Partner
Peregringasse 4
1090 Wien
+43 1 515 15
recruiting.vienna@freshfields.com